Dokumentation

Unternehmen, Regionen und Personen

Jeder Workspace in Pleaxy gehört zu genau einem Unternehmen. Ihre E-Mail-Domain ist nicht Teil dieser Struktur: Pleaxy nutzt sie nur als Hinweis bei der Registrierung.

• Unternehmen - die Organisation in Pleaxy. Darüber gibt es nichts: keinen Konzern und keine Muttergesellschaft. Seine Administratoren sind die Administratoren eines beliebigen seiner Käufer- oder Lieferantenprofile.
• Region - ein Workspace innerhalb eines Unternehmens, zum Beispiel EMEA. Eine Region wechselt nie zu einem anderen Unternehmen.
• Käufer- und Lieferantenprofile - die zwei Seiten einer Region, die eine oder beide hat. Jede hat eigene Benutzer und Rollen, Bestellungen, Rechnungen und Verbindungen zu Käufern oder Lieferanten.

Wer in welchem Unternehmen landet

• Die erste Person einer Firmendomain gründet ein neues Unternehmen und wird dessen Administrator.
• Wer sich später mit derselben Domain registriert, sieht nach der Bestätigung der E-Mail die Unternehmen in Pleaxy, die schon Personen mit dieser Domain haben, jeweils mit ihren Regionen. Man kann einen Administrator eines dieser Unternehmen um eine Einladung in eine Region bitten oder bestätigen, dass es ein anderes Unternehmen ist, und ein eigenes anlegen. Getrennte Unternehmen sehen die Bestellungen, Rechnungen und Lieferanten der anderen nicht.
• Ein Administrator, der eine Region hinzufügt, fügt sie seinem eigenen Unternehmen hinzu.
• Unternehmen lassen sich nicht zusammenführen. Wurde versehentlich ein eigenes Unternehmen angelegt, laden Sie dessen Personen stattdessen in die Regionen Ihres Unternehmens ein.

Schnellstart

Melden Sie sich an, verbinden Sie einen Cloud-Anbieter und legen Sie Ihre erste Bestellung an. Die Konsole und die SDKs rufen dieselbe /v1-API auf, die Sie auch mit einem eingeschränkten API-Schlüssel aufrufen können (wie Sie einen erzeugen, steht unter KI-Agenten). Manche Aktionen erfordern immer eine in Pleaxy angemeldete Person, nie einen API-Schlüssel: Freigeben, Ändern von Freigabeabläufen oder der Autonomie sowie das Erfassen einer Zahlung.

import { Pleaxy } from "@pleaxy/sdk";

// The base URL is the origin only: the SDK adds /v1/workspaces/<Workspace ID>.
const pleaxy = new Pleaxy({
  baseUrl: "https://api.pleaxy.ai",
  apiKey: process.env.PLEAXY_API_KEY, // "<keyId>.<secret>"
  workspaceId: process.env.PLEAXY_WORKSPACE_ID, // Company profile → Workspace ID
});

// AWS: start the connection, run the returned setup script in your own
// account, then pass back the read-only IAM role it created.
const setup = await pleaxy.cloudConnections.initAwsCloudConnection();
await pleaxy.cloudConnections.createCloudConnection({
  provider: "aws",
  accountLabel: "Production payer",
  awsConnectionId: setup.connectionId,
  roleArn: "arn:aws:iam::912345678901:role/PleaxyBillingRead",
});

const po = await pleaxy.purchaseOrders.createPurchaseOrder({
  supplier: "Amazon Web Services",
  provider: "aws",
  lineItems: [
    {
      scopeType: "sku",
      scopeId: "AWS-EC2-M5LG",
      name: "EC2 m5.large",
      ruleType: "quantity",
      unit: "hr",
      unitPrice: 0.096,
      qty: 5_000,
      nteAmount: 0,
      paymentTerms: "Net 30",
      validFrom: "2026-01-01",
      validUntil: "2026-12-31",
    },
  ],
});

// po.status is "pending_approval" while your approval flow runs, then
// "awaiting_fulfillment". Autonomy, if on, can approve it straight away.

Bestellungen & Positionen

Eine Bestellung besteht aus einer oder mehreren Positionen, die jeweils unabhängig bepreist und verfolgt werden:

• SKU-Positionen – ein bestimmter Artikel aus dem Katalog eines Lieferanten, abgerechnet nach Menge × Stückpreis. Veröffentlicht der Lieferant einen Katalog in Pleaxy, wird die Artikel-ID der Position auf dem Server validiert.
• Rahmenpositionen für Dienste oder Konten – eine Höchstbetragsgrenze (not-to-exceed), die einen ganzen Dienst oder ein komplettes Cloud-Konto abdeckt.
• Individuelle Positionen – für alles, was nicht im Katalog eines Lieferanten steht, entweder mengenbasiert oder als pauschaler Höchstbetrag.

Jede Position lautet auf die Währung der Region, hat eigene Zahlungsbedingungen und einen eigenen Gültigkeitszeitraum und führt für diesen Zeitraum einen laufenden Saldo – verbraucht gegenüber verbleibend –, wobei Positionen markiert werden, die voraussichtlich vorzeitig ausgeschöpft sind.

Cloud-Verbindungen

Pleaxy verbindet sich mit reinem Lesezugriff mit der Abrechnung von Amazon Web Services (AWS), Google Cloud, Microsoft Azure und Oracle Cloud Infrastructure (OCI) – über einen Zugang, den Sie mit einem Einrichtungsskript in Ihrem eigenen Konto anlegen und jederzeit widerrufen können. Pleaxy führt jede Bestellung als eigenen Datensatz und schreibt keine Bestellungen in einen Cloud-Anbieter:

• Amazon Web Services (AWS) – eine kontoübergreifende IAM-Rolle, die Pleaxy übernimmt. Sie liest Ihre ausgestellten Rechnungen und den Cost Explorer. Damit AWS eine Pleaxy-Bestellnummer auf seine Rechnungen druckt, fügen Sie sie in der Konsole AWS Billing and Cost Management unter „Purchase orders“ hinzu.
• Google Cloud – Workload Identity Federation zu einem Dienstkonto, das nur Ihren BigQuery-Abrechnungsexport lesen kann. Google bietet keine Rechnungs-API, daher verwendet Pleaxy die Monatssumme aus dem Export.
• Microsoft Azure – ein föderierter Berechtigungsnachweis für eine App in Ihrem eigenen Tenant. Er liest die Rechnungen Ihres Abrechnungsprofils und die Kosten seit Monatsbeginn. Pleaxy fügt EA-Rechnungen keine Bestellnummern hinzu.
• Oracle Cloud Infrastructure (OCI) – ein API-Signaturschlüssel, den Pleaxy erzeugt; Sie laden nur den öffentlichen Schlüssel hoch. Er liest Nutzungsrechnungen, sofern Ihr Konto welche hat, und andernfalls die Kosten jedes abgeschlossenen Monats.

KI-Ausgaben

KI-Ausgaben sind das, was die KI-Dienste auf Ihrer verbundenen Cloud-Abrechnung kosten: Amazon Bedrock, SageMaker, Vertex AI, Azure OpenAI, OCI Generative AI und die Marketplace-Modelle auf derselben Rechnung. Pleaxy zeigt sie nach Rechnungssteller, Modellanbieter, Modell und Zähler (Eingabe-, Ausgabe- und gecachte Tokens, bereitgestellte Stunden), seit Monatsbeginn und als Prognose für den Zeitraum, gegenüber dem letzten abgeschlossenen Monat, und neben jedem Rechnungssteller die offenen Bestellpositionen an ihn und was darauf noch übrig ist – so wissen Sie, dass Bedrock mehr kosten wird, als auf PO-8842 übrig ist, bevor die Rechnung es sagt. Jeder Betrag steht in der Abrechnungswährung des Rechnungsstellers, nie umgerechnet und nie über Währungen hinweg summiert.

• Der Lieferant ist, wer die Rechnung stellt. Das Unternehmen, dessen Modell genutzt wurde, ist der vendor auf der Position. Claude auf Bedrock sind AWS-Ausgaben mit vendor anthropic, nie Anthropic-Ausgaben; die Gruppierung nach Rechnungssteller entspricht also Ihren Rechnungen, und die nach Modellanbieter beantwortet, was Sie für Claude ausgeben, egal wer es abrechnet. Nichts wird doppelt gezählt.
• Woher die Zahlen kommen – aus den KI-Servicepositionen auf Ihrer verbundenen Abrechnung von AWS, Google Cloud, Azure und OCI, gelesen über denselben Nur-Lese-Zugang wie der Rest der Rechnung und mit derselben Wahl der Datenquellen: Eine Verbindung, die current_cost erlaubt, liefert die Kosten seit Monatsbeginn und eine Prognose; eine, die invoices erlaubt, den abgeschlossenen Monat. AWS liefert seine KI-Positionen nur über Cost Explorer; ein AWS-Konto braucht dafür current_cost und zeigt dann auch den abgeschlossenen Monat. Von Ihrem Konto wird nichts Neues verlangt, und ein Nutzungstyp, den Pleaxy noch nicht kennt, bleibt mit seinem Rohnamen erhalten und wird nie verworfen.
• Preislisten – Pleaxy führt die öffentlichen Listenpreise jedes Modellanbieters und Rechnungsstellers, die es zuordnet, mit Gültigkeitsdaten: Eine Preisänderung ist ein neuer Eintrag, sodass eine Position am Preis gemessen wird, der an ihrem Tag galt. Der verhandelte Preis eines Vertrags oder sein Rabatt auf den Listenpreis geht vor; die Preislisten selbst lassen sich nicht bearbeiten.

In der API sind die KI-Ausgaben eine Ressource nur für Käufer: GetAiSpend für die Zahlen nach Rechnungssteller, Modellanbieter, Modell oder Kostenstelle, ListAiUsageLines für die Positionen dahinter, ListAiRateCards für den an einem Tag gültigen Preis und CheckAiSpend dafür, ob die Prognose in die offenen Bestellpositionen und das Budget passt. Der MCP-Server stellt dasselbe als get_ai_spend und check_ai_spend bereit (siehe KI-Agenten).

Über Ihre Cloud-Abrechnung hinaus umfassen die KI-Ausgaben die KI-Anbieter, die Sie direkt bezahlen, die KI-Positionen auf Ihren Bestellungen und Rechnungen, Kostenstellen und Limits beim Anbieter:

• Direkte KI-Anbieter – OpenAI und Anthropic verbinden Sie mit einem Admin-Schlüssel mit Lesezugriff, den Sie in deren Konsole erstellen und widerrufen können; Mistral ebenso, wenn Ihre Organisation die Admin API hat (eine Enterprise-Funktion). OpenRouter verbinden Sie mit einem Management-Schlüssel, CoreWeave mit einem API-Token mit der Rolle Billing Viewer und Databricks mit einem Service Principal; für Snowflake erzeugt Pleaxy ein Schlüsselpaar, dessen öffentlichen Schlüssel Sie einem Servicebenutzer zuweisen. Der Schlüssel wird vor dem Speichern mit einem Lesezugriff geprüft, verschlüsselt gespeichert und nie verwendet, um beim Anbieter etwas zu ändern. Die Positionen jedes Anbieters werden täglich gelesen und erscheinen als eigener Rechnungssteller (ListAiProviders, CreateAiProvider).
• KI-Rechnungen Position für Position abgeglichen – Eine KI-Position auf einer Bestellung, einer Vertragskondition oder einer Rechnung nennt ihr Modell und ihre Messgröße, und jede Rechnungsposition wird gegen die Bestellposition und die Vertragskondition für dieses Modell geprüft: ihr Preis gegen den Vertrag und den Listenpreis des Monats, ihre Menge gegen die vom Anbieter gemeldete Nutzung und was sie von einer Zusage verbraucht. Positionen werden nie über die Beschreibung abgeglichen. SuggestAiPoLines füllt die KI-Positionen einer Bestellung aus der Nutzung des Vormonats vor, und ListAiCommitments zeigt, wie viel von jeder Zusage verbraucht ist.
• Kostenstellen und Budgets – Zuordnungsregeln ordnen Tags, Labels, Projekte und Workspaces der Anbieter Kostenstellen zu (GetAiAttribution). Jedes Budget zählt dann die zugeordnete KI-Nutzung des Monats als auflaufend mit, und Pleaxy warnt, wenn die Prognose 80% oder 100% davon erreicht (ListAiCostCenters).
• Limits beim Anbieter – optional. Eine freigegebene Bestellposition kann die eigene monatliche Obergrenze des Anbieters setzen: ein AWS-Budget, ein OpenAI-Projektlimit, ein Anthropic-Workspace-Limit, wo Anthropic es für Ihr Konto anbietet, ein Google-Cloud-Budget oder eine Ausgabenobergrenze oder ein Azure-Budget, das nur warnt. Dafür braucht es einen separaten Berechtigungsnachweis, den Sie anlegen, nie den der Verbindung mit Lesezugriff (SetAiSpendLimit).
• KI pro Lizenz – Rechnungen pro Lizenz für ChatGPT Enterprise, Claude Enterprise, Microsoft 365 Copilot, GitHub Copilot und Cursor werden gegen die für den Monat erfassten aktiven Nutzer geprüft (SetAiSeatCount). Pleaxy liest Ihren Identitätsanbieter nicht: Eine Person, ein Skript oder ein Agent erfasst die Zahl.

Freigaben & Autonomie

Jede Region hat einen Freigabeablauf für Bestellungen und einen für Rechnungszahlungen, die Sie in Pleaxy unter Workflows bearbeiten. Eine neue Region beginnt mit einem einzigen Schritt, der an einen Administrator der Region geht. Sie bauen einen Ablauf aus drei Arten von Schritten auf:

• Freigeber – eine Person zeichnet ab.
• Parallele Freigeber – mehrere verschiedene Personen zeichnen jeweils ab, in beliebiger Reihenfolge.
• Bedingter Freigeber – greift nur, wenn alle ihre Bedingungen zutreffen. Bedingungen können den Betrag (in der Währung der Region), den Lieferanten oder den Anforderer prüfen.

Jeder Schritt benennt genau eine Person, und nur diese Person kann ihn bearbeiten. Markieren Sie einen Schritt mit Nur über der Schwelle für hohe Beträge, überspringen Beträge bis einschließlich des Schwellenwerts diesen Schritt. Ein Ablauf braucht mindestens einen Schritt ohne Bedingungen, damit jede Bestellung und jede Rechnung bei einer Person ankommt. Haben Sie das Dokument selbst angelegt, geht Ihr Schritt an einen anderen Administrator. Selbst freigeben können Sie es nur, wenn niemand sonst in der Region es könnte; es wird dann als „Selbst freigegeben“ markiert.

Im Tarif Autonomous können Sie, ebenfalls unter Workflows, die Autonomie aktivieren. Pleaxy gibt dann eine Bestellung oder Rechnung bis zu Ihrem Betrag für automatische Freigaben selbst frei, als Pleaxy Autonomy, mit demselben Prüfpfad. Das geschieht nie, wenn ein bedingter Schritt oder ein Schritt für hohe Beträge greift oder wenn eine Bestellung das Ausgabenlimit ihres Anforderers überschreitet. Für Rechnungen gilt Strengeres: Automatisch freigegeben werden kann nur eine Rechnung, die mit einer ausgestellten AWS-Rechnung abgeglichen wurde, und nie eine, die ein Käufer erfasst hat, oder eine in einer anderen Währung. Mit Automatisierungsregeln können Sie einen Lieferanten gesondert behandeln: seine Dokumente immer an eine Person senden oder sie, im Tarif Autonomous, bis zu einem Betrag automatisch freigeben.

Ein API-Schlüssel kann Freigabeabläufe und Autonomie-Einstellungen lesen, aber nur eine in Pleaxy angemeldete Person kann sie ändern, und ein API-Schlüssel gibt nie einen Schritt frei.

const flow = await pleaxy.approvalChains.get("purchase_order"); // or "invoice_payment"

const autonomy = await pleaxy.settlement.getAutonomy();
// { enabled, maxAutoApproveAmount, approvalThreshold }
// approvalThreshold is the high-value threshold. Change these in Pleaxy, under Workflows.

Rechnungsabgleich

Eine Rechnung, die gegen eine Bestellung abgerechnet wird, und zwar für einen Cloud-Anbieter, zu dem Sie eine aktive Abrechnungsverbindung haben, beginnt mit dem Abgleichstatus pending. Der Abgleich vergleicht den Rechnungsbetrag mit der vom Anbieter gemeldeten Nutzung:

• Innerhalb von 3 % → matched, und die Rechnung geht in Ihren Freigabeablauf für Rechnungen.
• Mehr als 3 % Abweichung oder eine andere Währung → discrepancy. Pleaxy rechnet keine Währungen um. Jemand prüft die Rechnung anhand der Abrechnung des Anbieters und leitet sie dann in den Freigabeablauf weiter oder lehnt sie ab. Ist die Autonomie aktiviert und liegt die Differenz innerhalb Ihres Betrags für automatische Freigaben, gibt Pleaxy sie stattdessen selbst frei, im Rahmen der unter Freigaben & Autonomie beschriebenen Grenzen für Rechnungen.

Eine Rechnung ohne Bestellung oder ohne Abrechnungsverbindung, gegen die sie geprüft werden kann, ist unverified. Eine in Pleaxy angemeldete Person prüft sie und leitet sie dann in den Freigabeablauf weiter oder lehnt sie ab.

Gutschriften und Belastungsanzeigen

Eine Gutschrift senkt, was der Käufer schuldet: zurückgegebene Ware, eine Preiskorrektur, eine Erstattung. Der Lieferant stellt sie zur Rechnung aus, die sie korrigiert, oder nur an den Käufer, und ein Käufer kann eine erfassen, die der Lieferant außerhalb von Pleaxy gesendet hat. Eine Gutschrift, die eine Rechnung korrigiert und nicht höher ist als diese, wird sofort angenommen; jede andere wartet, bis der Käufer sie annimmt oder ablehnt. Wird eine Gutschrift für zurückgegebene Ware oder eine Preiskorrektur angenommen, geht ihr Nettobetrag an die Bestellposition zurück und steht wieder zur Verfügung.

Wer Gutschriften verrechnet, ist eine Workspace-Einstellung:

• Pleaxy verrechnet sie. Angenommene Gutschriften werden mit offenen Rechnungen verrechnet und senken deren Zahlbetrag, und eine Gutschrift zu einer offenen Rechnung wird bei der Annahme mit ihr verrechnet. Gutschriften können eine Rechnung vollständig decken: Nach der Freigabe gilt sie als per Gutschrift beglichen, ohne Restbetrag. Wird eine Rechnung abgelehnt, gehen ihre verrechneten Gutschriften zurück.
• Ihr Buchhaltungssystem verrechnet sie. In Pleaxy wird nichts verrechnet, und jede angenommene Gutschrift erscheint einmal im Zahlungsexport, als negative Zeile.

Eine Belastungsanzeige berechnet auf eine bereits gesendete Rechnung mehr, etwa eine vergessene Position. Sie nennt die Rechnung, die sie ändert, übernimmt deren Bestellung, Bestellposition und Währung und durchläuft dann Abgleich, Freigabe, Zahlung und Export wie jede Rechnung. Eine abgelehnte Rechnung oder eine andere Belastungsanzeige kann sie nicht ändern.

Beide finden Sie in der App unter Rechnungen, verknüpft mit der Rechnung, die sie ändern, und Gutschriften von AWS und Azure kommen automatisch als Gutschriften an. In der API sind sie die Rechnungsressource mit documentType credit_note oder debit_note (siehe CreateInvoice), und ein Rechnungs-Feed sendet sie als UBL-Gutschriften und -Belastungsanzeigen, cXML Credit und Debit Memos oder JSON mit documentType.

Zahlungen

Pleaxy bezahlt keine Rechnungen. Sobald der Freigabeablauf einer Rechnung abgeschlossen ist, bezahlt der Käufer sie in seinem eigenen Zahlungslauf (freigegebene Rechnungen lassen sich dafür exportieren) und erfasst die Zahlung in Pleaxy. Durch das Erfassen wird kein Geld bewegt. Der Lieferant sieht die Zahlung als vom Käufer erfasst und erhält ein Zahlungsavis. Das Erfassen einer Zahlung erfordert eine in Pleaxy angemeldete Person, nie einen API-Schlüssel.

Mit der Zahlung oder jederzeit danach kann der Käufer dem Lieferanten ein Zahlungsavis senden: einen Zahlungsnachweis, etwa den Überweisungsbeleg der Bank (PDF, PNG oder JPEG, bis 10 MB), und eine Notiz mit bis zu 1.000 Zeichen. Der Lieferant wird benachrichtigt, auch in seinem Slack- oder Teams-Kanal, wenn er Zahlungsbenachrichtigungen dorthin leitet, und findet das Zahlungsavis an der Rechnung. Wie das Erfassen einer Zahlung erfordert das Senden eine in Pleaxy angemeldete Person (siehe SendRemittance). Für Zahlung exportieren funktioniert auch für eine einzelne Rechnung.

KI-Agenten (MCP)

Einen Agenten mit Ihrem eigenen Konto verbinden, ohne API-Schlüssel: KI-Agenten verbinden.

Der Pleaxy-MCP-Server stellt Bestellungen und Rechnungen als Tools für Claude oder jeden anderen MCP-kompatiblen Agenten bereit. Er ist ein schlanker Wrapper: Jeder Tool-Aufruf ist eine authentifizierte Anfrage an dieselbe /v1-API, die auch die Konsole und die SDKs nutzen. Ein Agent kann also genau das tun, was sein API-Schlüssel erlaubt – nicht mehr.

1. Erzeugen Sie einen eingeschränkten API-Schlüssel mit POST /v1/workspaces/:regionId/api-keys, während Sie selbst angemeldet sind – ein vorhandener API-Schlüssel kann keinen weiteren erzeugen (siehe API-Schlüssel). Der Schlüssel übernimmt Ihre eigene Rolle im Workspace, Käufer oder Lieferant, und nur ein Administrator kann einen erzeugen. Ein Käuferschlüssel hat nur Lesezugriff, sofern Sie ihm keine procurementRole zuweisen, etwa requisitions, um Bestellungen anzulegen. Die Antwort enthält den Schlüssel (er wird nur einmal angezeigt). Kopieren Sie anschließend die Workspace-ID aus „Unternehmensprofil“ in der Pleaxy-Konsole – Sie benötigen beides weiter unten.
2. Prüfen Sie, ob er läuft (Node.js 22.18 oder neuer). Der Server ist auf npm als pleaxy-mcp verfügbar, Sie müssen also nichts bauen oder klonen: npx lädt ihn herunter.
   shell

   npx -y pleaxy-mcp --version

3. Fügen Sie ihn Ihrem MCP-Client hinzu. Für Claude Desktop oder Claude Code ergänzen Sie Ihre MCP-Konfiguration um Folgendes. Die Basis-URL ist nur der Origin – der Server ergänzt /v1 selbst.
   mcp config · json

   {
     "mcpServers": {
       "pleaxy": {
         "command": "npx",
         "args": ["-y", "pleaxy-mcp"],
         "env": {
           "PLEAXY_API_BASE_URL": "https://api.pleaxy.ai",
           "PLEAXY_API_KEY": "<keyId>.<secret>",
           "PLEAXY_WORKSPACE_ID": "<Company profile → Workspace ID>"
         }
       }
     }
   }

Ein Serverprozess bedient einen Workspace – ein API-Schlüssel, eine Workspace-ID. Käufer- und Lieferantenschlüssel sehen dieselbe Tool-Liste, aber ein Aufruf außerhalb der Rolle des Schlüssels (etwa ein Lieferantenschlüssel, der create_purchase_order aufruft) wird von der API genauso abgelehnt wie über REST.