Sicherheit bei Pleaxy

Pleaxy läuft auf Amazon Web Services in der Region US East (N. Virginia). Das Backend ist serverlos – Amazon API Gateway, AWS Lambda und Amazon DynamoDB –, und die App sowie diese Website werden aus Amazon S3 über Amazon CloudFront ausgeliefert.

Jede Anfrage unterliegt einer API-weiten Ratenbegrenzung, und Rechnungs-Feeds sowie der Assistent in der App haben zusätzlich eigene Limits pro Schlüssel und pro Tag, um Missbrauch einzudämmen.

• Konten werden von Amazon Cognito verwaltet. Die Anmeldung nutzt das Secure-Remote-Password-Protokoll, sodass Ihr Passwort nie an die Server von Pleaxy gesendet oder dort gespeichert wird.
• E-Mail-Adressen werden bei der Registrierung verifiziert, und Passwörter müssen mindestens 8 Zeichen lang sein und Groß- und Kleinbuchstaben sowie eine Ziffer enthalten.
• Jeder Nutzer kann die Bestätigung in zwei Schritten mit einer Authenticator-App aktivieren. Sie ist optional, wird nicht erzwungen, und Codes per SMS bieten wir nicht an.
• Jeder Nutzer kann einen Passkey hinzufügen und sich mit Gesicht, Fingerabdruck oder Geräte-PIN anmelden. Ein Passkey funktioniert nur auf der Website von Pleaxy selbst, sodass eine nachgeahmte Website ihn nicht verwenden kann. Ihr Passwort funktioniert daneben weiter.
• Im Enterprise-Tarif kann ein Unternehmen Single Sign-on mit seinem eigenen Identitätsanbieter einrichten: Okta, Microsoft Entra ID oder jedem Anbieter für SAML 2.0 oder OpenID Connect. Administratoren bestätigen zuerst die E-Mail-Domain des Unternehmens, können Single Sign-on für alle mit dieser Domain verlangen und behalten Notfallzugangs-Administratoren, die sich weiterhin mit Passwort anmelden können.
• Das Zugriffstoken jeder API-Anfrage wird kryptografisch geprüft, und Ihre Workspace-Mitgliedschaft wird bei jeder Anfrage erneut kontrolliert – entfernt ein Administrator jemanden, verliert diese Person den Zugriff auf den Workspace also bereits bei ihrer nächsten Anfrage, nicht erst, wenn ihr Token abläuft.
• Auch API-Schlüssel werden automatisch widerrufen: Wenn ein Administrator jemanden entfernt oder dessen Rolle von Administrator auf eine andere Rolle ändert, wird jeder API-Schlüssel, den diese Person im Workspace erstellt hat, im Zuge derselben Änderung widerrufen, und der Administrator, der die Änderung vornimmt, erfährt, welche Schlüssel widerrufen wurden.

Jedes Unternehmen arbeitet in seinem eigenen Workspace. Jeder Datensatz wird unter dem Schlüssel seines Workspace gespeichert, und jede Anfrage wird serverseitig gegen die Workspace-Mitgliedschaft des Aufrufers geprüft, bevor Daten gelesen oder geschrieben werden. Zwei Dinge werden bewusst geteilt: Bestellungen und Rechnungen sind für beide Geschäftspartner sichtbar, und Käufer, die Lieferanten einladen, können verifizierte Lieferantenprofile finden (Unternehmensname, Kontakt-E-Mail-Adresse und die Namen der Workspaces, in denen der Lieferant aktiv ist).

Käufer-Workspaces haben sechs Einkaufsrollen – Administrator, Nur Lesen, Verträge und Lieferanten, Beziehungen, Bestellanforderungen und Finanzen –, die für jedes Modul jeweils keinen Zugriff, Lesezugriff, Anlegezugriff oder Bearbeitungszugriff gewähren. Berechtigungen werden von der API durchgesetzt, nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet. Lieferanten-Workspaces verwenden ein einfacheres Modell aus Administrator und Mitglied.

• Jeder Freigabeschritt ist einer bestimmten Person zugewiesen, und nur diese Person kann ihn freigeben oder ablehnen. Ein Schritt ohne zugewiesene Person wartet, bis ein Administrator jemanden zuweist.
• Ein API-Schlüssel kann einen Freigabeschritt niemals freigeben oder ablehnen. Er kann auch keine Freigabeketten, Automatisierungsregeln, Schwellenwerte für automatische Freigaben oder Ausgabenlimits ändern – das kann nur eine angemeldete Person. Eine Integration kann Bestellungen und Rechnungen anlegen, doch ob diese eine menschliche Freigabe benötigen, entscheiden allein die Regeln, die Ihr Team festlegt.
• Bestellungen und Rechnungen können dennoch automatisch freigegeben werden, wenn Ihre Administratoren Automatisierungsregeln aktivieren oder Administratoren bzw. Nutzer mit der Rolle Finanzen einen Schwellenwert für automatische Freigaben festlegen. Diese Freigaben werden als automatisch protokolliert.
• Jede Freigabe, Ablehnung, Neuzuweisung oder Überspringung wird im Freigabeverlauf des Dokuments festgehalten, mit der Angabe, wer (oder welche Automatisierung) sie vorgenommen hat und wann.
• Ein Anforderer kann seine eigene Anforderung nur freigeben, wenn er der einzige berechtigte Freigebende ist, und dies wird als Selbstfreigabe protokolliert. Ein Unternehmen kann keine Bestellungen oder Rechnungen mit sich selbst anlegen.

• Eine Rechnung, die ein Einkäufer für einen Lieferanten erfasst – aus einem per E-Mail erhaltenen PDF, einem Scan oder einer Papierkopie –, enthält Bankdaten, die nicht vom Lieferanten stammen. Sie wird zurückgehalten, bis der Lieferant sie in Pleaxy bestätigt oder ein Nutzer des Einkäufers, der sie nicht erfasst hat, die Bankdaten telefonisch mit dem Lieferanten bestätigt. Bis dahin kann sie weder freigegeben noch bezahlt oder für die Zahlung exportiert werden.
• Ein Lieferant kann melden, dass eine Rechnung nicht von ihm stammt oder nicht seine Bankdaten enthält. Eine gemeldete Rechnung bleibt dauerhaft zurückgehalten.
• Enthält eine Rechnung aus dem eigenen Konto eines Lieferanten andere Bankdaten als seine letzte Rechnung an diesen Einkäufer, wird jeder Administrator des Lieferanten in Pleaxy und per E-Mail informiert. Die E-Mail zeigt nur die Zahlungsart, die Bank und die letzten vier Zeichen des Kontos, nie die vollständige Nummer.
• Aus dieser Meldung heraus kann ein Administrator des Lieferanten das Konto, von dem die Rechnung kam, in einem Schritt sperren: Es wird auf allen Geräten abgemeldet, die von ihm erstellten API-Schlüssel werden widerrufen, und die Rechnung wird dem Einkäufer gemeldet. Hat ein API-Schlüssel die Rechnung gesendet, wird nur dieser Schlüssel widerrufen. Jede Sperre wird protokolliert.
• Die Bankdaten einer Rechnung, die niemand bestätigt hat, dienen nie als Vergleichsbasis für die nächste Rechnung.

• API-Schlüssel werden aus 32 Zufallsbytes erzeugt und einmalig angezeigt. Wir speichern nur einen schlüsselbasierten Hash (HMAC-SHA256), nie den Schlüssel selbst, und vergleichen ihn in konstanter Zeit.
• Jeder Schlüssel gehört zu genau einem Workspace und einer Rolle – Lieferantenschlüssel haben zusätzlich explizite Scopes – und kann jederzeit widerrufen werden. Nur ein angemeldeter Administrator kann Schlüssel erstellen oder widerrufen; ein Schlüssel kann keinen weiteren Schlüssel erzeugen. Die Schlüssel einer Person werden automatisch widerrufen, wenn sie aus dem Workspace entfernt wird oder kein Administrator mehr ist, und ihr erneutes Hinzufügen stellt einen widerrufenen Schlüssel nicht wieder her.
• Der Pleaxy-MCP-Server, über den KI-Agenten Pleaxy aufrufen können, nutzt dieselbe API und denselben eingeschränkten Schlüssel. Er erhält keine zusätzlichen Rechte.

• Bei der Übertragung: nur HTTPS. Einfaches HTTP wird umgeleitet, der Speicher lehnt unverschlüsselte Verbindungen ab, und Browser werden angewiesen, bei jedem Besuch HTTPS zu verwenden (HSTS), ergänzt durch die Standard-Sicherheitsheader von AWS.
• Im Ruhezustand: Datenbanken, Dateispeicher, Warteschlangen und Secrets werden durchweg mit von AWS verwalteten Schlüsseln verschlüsselt.

Anwendungs-Secrets liegen in AWS Secrets Manager und im Systems Manager Parameter Store – nie im Quellcode oder in der Deployment-Konfiguration.

Jede Cloud-Abrechnungsverbindung ist schreibgeschützt, wird in Ihrem eigenen Konto angelegt und kann in Ihrer eigenen Konsole widerrufen werden. Wir fragen nie nach Ihren Cloud-Passwörtern oder Zugriffsschlüsseln. Bei AWS legen Sie eine Abrechnungsrolle mit einer für die Verbindung eindeutigen External ID an, und Pleaxy übernimmt diese Rolle. Google Cloud und Microsoft Azure verwenden eine föderierte Anmeldung, sodass kein Secret gespeichert wird. Für Oracle Cloud Infrastructure (OCI) erzeugt Pleaxy einen API-Signaturschlüssel für die Verbindung, und Sie laden nur dessen öffentlichen Schlüssel hoch; der private Schlüssel wird ausschließlich mit AWS KMS verschlüsselt gespeichert, und das Löschen des Schlüssels in Oracle widerruft den Zugriff. Bereits importierte Abrechnungsdaten bleiben bis zu ihrer Löschung in Ihrem Workspace.

Direkt verbundene KI-Anbieter (OpenAI, Anthropic, Mistral, OpenRouter, Databricks, CoreWeave und Snowflake) nutzen einen Schlüssel, den Sie in deren Konsole erstellen. Pleaxy prüft ihn mit einem Lesezugriff, bevor er gespeichert wird, nutzt ihn nur zum Lesen von Nutzung und Kosten und speichert ihn ausschließlich mit AWS KMS verschlüsselt, an genau diese Verbindung gebunden; danach werden nur noch die letzten vier Zeichen angezeigt. Für Snowflake erzeugt Pleaxy ein Schlüsselpaar, und Sie weisen nur den öffentlichen Schlüssel einem Dienstbenutzer zu. Beim Trennen wird der Schlüssel sofort gelöscht, und ein Widerruf in der Konsole des Anbieters beendet den Zugriff ebenfalls; bereits importierte KI-Nutzung bleibt als Verlauf erhalten.

Ausgabenlimits beim Anbieter sind optional und nutzen eine separate Berechtigung, die Sie nur dafür erstellen, nie die der schreibgeschützten Verbindung: eine AWS-Rolle nur für Budgets, ein Google-Cloud-Dienstkonto oder eine Azure-App, föderiert wie die Verbindung, oder einen eigenen Admin-Schlüssel von OpenAI oder Anthropic, genauso verschlüsselt. Pleaxy prüft sie vor dem Speichern, und Sie können sie jederzeit entfernen.

Steuerformulare, Versicherungsnachweise und Bankbestätigungen werden in einem privaten Speicher-Bucket aufbewahrt und sind nur über kurzlebige, signierte Links erreichbar. Das Löschen eines Dokuments entfernt jede gespeicherte Version davon.

• Der Assistent in der App läuft auf Claude von Anthropic über Amazon Bedrock, aufgerufen aus unserem eigenen AWS-Konto in der Region US East.
• Pleaxy speichert keine Chatprotokolle. Eine vom Assistenten vorgeschlagene Aktion wird kurz vorgehalten, damit Sie sie bestätigen können.
• Der Assistent handelt als der angemeldete Nutzer, mit genau dessen Berechtigungen. Freigaben, erfasste Zahlungen, Klärungen von Abweichungen und Änderungen an Automatisierungsregeln werden nur vorgeschlagen – eine Person bestätigt jede davon per Schaltfläche. Der Assistent kann außerdem ohne separaten Bestätigungsschritt ein Dokument ablehnen, eine Bestellung anlegen, eine Bestellung in eine Rechnung umwandeln, den Rechnungsabgleich erneut ausführen oder eine Erinnerung senden – er ist angewiesen, dies nur auf Ihre Aufforderung hin zu tun; prüfen Sie daher, was er Ihnen als nächsten Schritt ankündigt.

• Ein kontoweiter AWS-CloudTrail-Audit-Trail protokolliert jeden Aufruf der AWS-Management-API mit Integritätsprüfung der Protokolldateien und wird 365 Tage lang in einem Bucket aufbewahrt, dessen Richtlinie das Löschen verbietet. Änderungen am Trail oder an dieser Richtlinie lösen einen Alarm aus.
• Automatische Alarme überwachen API-Fehler und Latenz, fehlgeschlagene Jobs und fehlgeschlagene Abrechnungssynchronisierungen, mit einem separaten Kanal für Sicherheitsalarme.
• Produktionsdatenbanken verfügen über Point-in-Time-Recovery und Löschschutz, und der Dokumentenspeicher ist versioniert.
• API-Zugriffsprotokolle werden 30 Tage und Anwendungsprotokolle 90 Tage aufbewahrt.

Wenn Sie glauben, eine Sicherheitslücke in Pleaxy gefunden zu haben, schreiben Sie mit den Details an support@pleaxy.ai. Bitte geben Sie uns eine angemessene Gelegenheit, sie zu beheben, bevor Sie sie öffentlich machen.

Die DSGVO ist ein Gesetz, kein Zertifikat, und wir entwickeln Pleaxy so, dass es sie erfüllt. Für die Daten, die Sie in Ihren Workspace einbringen – Mitarbeitende, Lieferanten, Bestellungen, Rechnungen und Dokumente –, sind Sie der Verantwortliche und Pleaxy ist Ihr Auftragsverarbeiter, der ausschließlich nach Ihren Weisungen handelt. Für Konto-, Abrechnungs- und Website-Daten ist Pleaxy der Verantwortliche.

• Auftragsverarbeitungsvertrag: Schreiben Sie uns, wenn Sie einen benötigen. Er umfasst unsere Liste der Unterauftragsverarbeiter, die auf dieser Seite beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen und die unten genannten Übermittlungsklauseln.
• Speicherort der Daten: in den Vereinigten Staaten (AWS US East). Übermittlungen personenbezogener Daten aus der EU und dem Vereinigten Königreich sind durch die EU-Standardvertragsklauseln und das UK-Addendum in unserem DPA abgedeckt.
• Ihre Rechte: Anfragen auf Auskunft, Berichtigung und Löschung werden auf Anfrage bearbeitet – siehe unsere Datenschutzerklärung.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung weiter („sharing“), wie diese Begriffe nach kalifornischem Recht definiert sind, und die Pleaxy-Website verwendet keine Werbe- oder Analyse-Tracker.

Pleaxy verarbeitet Ihre Kartendaten nie. Abonnementzahlungen werden auf den gehosteten Seiten von Stripe abgewickelt, und Stripe ist ein Dienstleister nach PCI DSS Level 1.