Aprueba facturas desde Slack o Teams con Pleaxy Assistant

Descripción general de la solución

Los aprobadores rara vez pasan el día en su herramienta de compras. Están en Slack o en Microsoft Teams, y una solicitud de aprobación que espera en una bandeja que no abren se convierte en un pago atrasado, en un proveedor que reclama a través de cuentas por cobrar y en un Finance Manager que pregunta por qué.

En este artículo te muestro cómo llevar las aprobaciones de Pleaxy a donde ya trabajan tus aprobadores. Las solicitudes llegan como mensajes de Slack o tarjetas de Teams. Pleaxy Assistant responde preguntas sobre una factura antes de que decidas. Y la apruebas o la rechazas en la misma conversación. Al final te muestro cómo dar a Claude, o a cualquier otro agente compatible con MCP, la misma vista de tus facturas a través del servidor MCP de Pleaxy.

1. 1

   Pleaxy

   Una factura se comprueba contra su orden de compra y su contrato, y su cadena de aprobación llega a tu paso.

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   Slack o Teams

   La solicitud de aprobación te llega como mensaje directo o como tarjeta, con la factura, el proveedor, el importe y tu paso.

3. 3

   Pleaxy Assistant

   Preguntas por qué se retuvo la factura, o cuánto queda en su OC, y el Assistant responde con los datos de tu espacio de trabajo.

4. 4

   Tú

   La apruebas o la rechazas ahí mismo. Pleaxy registra la decisión a tu nombre y la factura pasa al siguiente paso.

Requisitos previos

• Un administrador conecta la región. En el perfil de comprador o de proveedor, pestaña Integraciones, Slack y Microsoft Teams, elige Conectar Slack o Conectar Microsoft Teams. Una región se conecta una sola vez, y sus perfiles de comprador y de proveedor usan esa conexión. Para Teams, el administrador de Teams de tu organización añade antes la aplicación Pleaxy desde el catálogo de aplicaciones.
• Cada aprobador vincula su propia cuenta. En su página de Perfil, en Slack y Teams, elige Vincular mi cuenta de Slack (o Vincular mi cuenta de Microsoft). Así Pleaxy sabe qué usuario de Slack o Teams es, y sus solicitudes le llegan a él y a nadie más. Si trabajas en más de una región, vinculas la cuenta en cada una.
• Mensajes del Assistant en tu plan. Cada plan incluye una cantidad mensual de mensajes de Pleaxy Assistant. En la página de precios verás los límites y cómo comprar más. Confirmar o cancelar una acción que propuso el Assistant no cuenta como mensaje.

Paso 1: aprueba desde la solicitud

Cuando una factura u orden de compra llega a tu paso, Pleaxy te envía la solicitud. En Slack es un mensaje directo de la aplicación Pleaxy; en Teams, una tarjeta en tu chat con Pleaxy. Los mensajes de Slack y Teams están en inglés.

• Approve aprueba tu paso. En Slack, antes te pide confirmar una vez más el importe y el proveedor. La factura pasa a la siguiente persona de la cadena o, si el tuyo era el último paso, queda lista para pagar.
• Reject en una factura te pide antes un motivo y una nota, porque el proveedor los lee tal cual. Rechazar una factura con OC reabre la orden de compra para recibir una factura corregida.
• Los botones desaparecen cuando ya no aplican. Si alguien reasigna el paso, o ya decidiste en Pleaxy, el mensaje muestra en qué estado está el documento, por ejemplo Approved o Waiting on Finance.

Paso 2: pregunta antes de decidir

$18,840 es más de lo que Halden Data suele facturar. En lugar de abrir la factura, el contrato y la OC en tres pestañas, escribe a la aplicación Pleaxy en Slack, o en tu chat con Pleaxy en Teams, y pregunta. El Assistant lee tu espacio de trabajo como tú, así que ve exactamente lo que tú puedes ver en Pleaxy.

Otras preguntas habituales: qué facturas esperan mi aprobación, cuánto se ha facturado contra una OC este trimestre o cuándo se paga una factura aprobada. En Slack también puedes escribir /pleaxy y un número de factura u OC para consultarla en cualquier conversación; en Teams, usa Find in Pleaxy desde cualquier chat.

Paso 3: deja que el Assistant prepare la decisión

También puedes decirle al Assistant qué hacer. Para aprobar o rechazar una factura, registrar un pago o cualquier cosa que cambie lo que se aprueba, nunca actúa por su cuenta: propone la acción en una tarjeta, y no pasa nada hasta que pulsas Confirmar.

Pulsa Confirmar y la factura queda rechazada, como si la hubieras rechazado en Pleaxy. Halden Data recibe el aviso y PO-3120 se reabre para la factura corregida. La misma tarjeta funciona en la consola de Pleaxy, en Slack y en Teams.

Trae tu propio agente: Claude, Codex y el servidor MCP de Pleaxy

Si tu equipo ya trabaja en Claude o Codex, o tiene su propio agente de operaciones, conéctalo a Pleaxy con el servidor MCP de Pleaxy. Cada llamada a una herramienta es una petición a la misma API que usa la consola, así que el agente puede hacer exactamente lo que permite su clave de API.

1. Un administrador crea una clave de API con alcance limitado, con la sesión iniciada, y copia el Workspace ID de la pestaña Integraciones del perfil de comprador.
2. Añade el servidor a Claude Desktop, Claude Code o Codex. Está en npm como pleaxy-mcp, así que npx lo descarga; necesitas Node.js 22.18 o posterior.

{
  "mcpServers": {
    "pleaxy": {
      "command": "npx",
      "args": ["-y", "pleaxy-mcp"],
      "env": {
        "PLEAXY_API_BASE_URL": "https://api.pleaxy.ai",
        "PLEAXY_API_KEY": "<keyId>.<secret>",
        "PLEAXY_WORKSPACE_ID": "<Integrations tab → Workspace ID>"
      }
    }
  }
}

[mcp_servers.pleaxy]
command = "npx"
args = ["-y", "pleaxy-mcp"]

[mcp_servers.pleaxy.env]
PLEAXY_API_BASE_URL = "https://api.pleaxy.ai"
PLEAXY_API_KEY = "<keyId>.<secret>"
PLEAXY_WORKSPACE_ID = "<Integrations tab → Workspace ID>"

Ahora tu agente puede listar facturas, ejecutar una conciliación de factura y explicar una discrepancia. Lo que no puede hacer con una clave de API es decidir: approve_invoice y reject_invoice se rechazan con HUMAN_APPROVAL_REQUIRED, y el agente te dice quién tiene que aprobar en Pleaxy. Es a propósito: decide la persona que nombra el paso de aprobación, en Pleaxy, Slack o Teams. Consulta Agentes de IA (MCP) en la documentación para ver todas las herramientas.

Próximamente: un servidor MCP de Pleaxy alojado, al que te conectas iniciando sesión en Pleaxy, sin crear una clave de API ni instalar nada.

Conviene saber

• Solo decide la persona asignada. Cada paso de aprobación se asigna a una persona, y solo ella puede aprobarlo o rechazarlo, pulse el botón donde lo pulse. Una clave de API nunca puede aprobar ni rechazar.
• Un solo historial. Una decisión tomada en Slack o Teams queda en el historial de aprobación del documento junto a las tomadas en Pleaxy, con quién la tomó.
• Las facturas pequeñas pueden aprobarse solas. En el plan Autonomous, activa la autonomía y Pleaxy aprueba todo lo que esté por debajo de tu límite y no necesite un Director, así que los aprobadores solo ven lo que de verdad los necesita.
• Canales para todo el equipo. Las notificaciones de todo el espacio de trabajo también pueden ir al canal de Slack o Teams que tu equipo ya sigue, cada una con un botón Open in Pleaxy.

Conclusión

En este artículo te mostré cómo aprobar facturas sin salir de Slack o Teams: las solicitudes llegan como mensajes, Pleaxy Assistant responde las preguntas para las que antes abrías tres pestañas, y cada decisión sigue siendo de la persona a la que le toca el paso. Tus aprobadores deciden antes y tus proveedores cobran a tiempo.

Para empezar, pide a un administrador que conecte Slack o Teams en la pestaña Integraciones y luego vincula tu cuenta desde tu página de Perfil. Lee más en las páginas Aprobaciones y autonomía y Agente de compras, o habla con nosotros si quieres ayuda.