Rechnungen in Slack oder Teams freigeben, mit dem Pleaxy Assistant

Lösungsüberblick

Freigebende verbringen ihren Tag selten im Beschaffungstool. Sie sind in Slack oder Microsoft Teams, und eine Freigabeanfrage, die in einem Postfach wartet, das niemand öffnet, wird zur verspäteten Zahlung, zu einem Lieferanten, der über die Debitorenbuchhaltung nachhakt, und zu einem Finance Manager, der nach dem Grund fragt.

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie Pleaxy-Freigaben dorthin bringen, wo Ihre Freigebenden ohnehin arbeiten. Freigabeanfragen kommen als Slack-Nachrichten oder Teams-Karten an. Der Pleaxy Assistant beantwortet Fragen zu einer Rechnung, bevor Sie entscheiden. Und Sie geben sie im selben Gespräch frei oder lehnen sie ab. Zum Schluss zeige ich, wie Sie Claude oder jedem anderen MCP-kompatiblen Agenten über den Pleaxy MCP-Server denselben Blick auf Ihre Rechnungen geben.

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   Pleaxy

   Eine Rechnung wird gegen Bestellung und Vertrag geprüft, und ihre Freigabekette erreicht Ihren Schritt.

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   Slack oder Teams

   Die Freigabeanfrage kommt als Direktnachricht oder Karte, mit Rechnung, Lieferant, Betrag und Ihrem Schritt.

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   Pleaxy Assistant

   Sie fragen, warum die Rechnung angehalten wurde oder wie viel auf der PO übrig ist, und der Assistant antwortet aus Ihrem Workspace.

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   Sie

   Sie geben frei oder lehnen ab, direkt dort. Pleaxy hält die Entscheidung unter Ihrem Namen fest, und die Rechnung geht zum nächsten Schritt.

Voraussetzungen

• Ein Administrator verbindet die Region. Im Käufer- oder Lieferantenprofil, Tab Integrationen, Slack und Microsoft Teams, wählt er Slack verbinden oder Microsoft Teams verbinden. Eine Region wird einmal verbunden, und ihr Käufer- und ihr Lieferantenprofil nutzen diese Verbindung. Für Teams fügt Ihr Teams-Administrator zuerst die Pleaxy-App aus dem App-Katalog Ihrer Organisation hinzu.
• Alle Freigebenden verknüpfen ihr eigenes Konto. Auf ihrer Profilseite unter Slack und Teams wählen sie Mein Slack-Konto verknüpfen (oder Mein Microsoft-Konto verknüpfen). So weiß Pleaxy, welcher Slack- oder Teams-Nutzer sie sind, und ihre Anfragen erreichen sie und niemanden sonst. Wer in mehreren Regionen arbeitet, verknüpft in jeder.
• Assistant-Nachrichten in Ihrem Tarif. Jeder Tarif enthält ein monatliches Kontingent an Pleaxy Assistant-Nachrichten. Limits und Zukaufoptionen finden Sie auf der Preisseite. Eine vom Assistant vorgeschlagene Aktion zu bestätigen oder abzubrechen zählt nicht als Nachricht.

Schritt 1: direkt aus der Anfrage freigeben

Sobald eine Rechnung oder Bestellung Ihren Schritt erreicht, schickt Pleaxy Ihnen die Anfrage. In Slack ist es eine Direktnachricht der Pleaxy-App, in Teams eine Karte in Ihrem Chat mit Pleaxy. Die Nachrichten in Slack und Teams sind auf Englisch.

• Approve gibt Ihren Schritt frei. In Slack bestätigen Sie vorher noch einmal Betrag und Lieferant. Die Rechnung geht an die nächste Person in der Kette oder ist zahlbereit, wenn Ihr Schritt der letzte war.
• Reject fragt bei einer Rechnung zuerst nach Grund und Notiz, denn der Lieferant liest beides wortwörtlich. Wird eine Rechnung mit PO abgelehnt, öffnet sich die Bestellung wieder für eine korrigierte Rechnung.
• Die Buttons verschwinden, wenn sie nicht mehr passen. Hat jemand den Schritt neu zugewiesen oder haben Sie schon in Pleaxy entschieden, zeigt die Nachricht stattdessen den Stand des Dokuments, etwa Approved oder Waiting on Finance.

Schritt 2: erst fragen, dann entscheiden

$18,840 ist mehr, als Halden Data sonst berechnet. Statt Rechnung, Vertrag und PO in drei Tabs zu öffnen, schreiben Sie der Pleaxy-App in Slack oder Ihrem Chat mit Pleaxy in Teams und fragen. Der Assistant liest Ihren Workspace als Sie, sieht also genau das, was Sie in Pleaxy sehen dürfen.

Weitere typische Fragen: Welche Rechnungen warten auf mich, was wurde in diesem Quartal gegen eine PO abgerechnet, wann wird eine freigegebene Rechnung bezahlt? In Slack können Sie außerdem /pleaxy und eine Rechnungs- oder PO-Nummer eingeben, um sie in jedem Gespräch nachzuschlagen; in Teams nutzen Sie dafür „Find in Pleaxy“ aus jedem Chat.

Schritt 3: den Assistant die Entscheidung vorbereiten lassen

Sie können dem Assistant auch sagen, was er tun soll. Beim Freigeben oder Ablehnen einer Rechnung, beim Erfassen einer Zahlung und bei allem, was ändert, was freigegeben wird, handelt er nie allein: Er schlägt die Aktion auf einer Karte vor, und nichts passiert, bevor Sie auf Bestätigen klicken.

Mit Bestätigen ist die Rechnung abgelehnt, als hätten Sie sie in Pleaxy abgelehnt. Halden Data wird benachrichtigt, und PO-3120 öffnet sich wieder für die korrigierte Rechnung. Dieselbe Karte funktioniert in der Pleaxy-Konsole, in Slack und in Teams.

Ihr eigener Agent: Claude, Codex und der Pleaxy MCP-Server

Arbeitet Ihr Team schon mit Claude oder Codex oder betreibt einen eigenen Operations-Agenten, verbinden Sie ihn über den Pleaxy MCP-Server mit Pleaxy. Jeder Tool-Aufruf ist eine Anfrage an dieselbe API, die auch die Konsole nutzt, der Agent kann also genau das, was sein API-Schlüssel erlaubt.

1. Ein Administrator erstellt angemeldet einen API-Schlüssel mit begrenztem Umfang und kopiert die Workspace ID aus dem Tab Integrationen des Käuferprofils.
2. Fügen Sie den Server zu Claude Desktop, Claude Code oder Codex hinzu. Er liegt auf npm als pleaxy-mcp, npx lädt ihn also; Sie brauchen Node.js 22.18 oder neuer.

{
  "mcpServers": {
    "pleaxy": {
      "command": "npx",
      "args": ["-y", "pleaxy-mcp"],
      "env": {
        "PLEAXY_API_BASE_URL": "https://api.pleaxy.ai",
        "PLEAXY_API_KEY": "<keyId>.<secret>",
        "PLEAXY_WORKSPACE_ID": "<Integrations tab → Workspace ID>"
      }
    }
  }
}

[mcp_servers.pleaxy]
command = "npx"
args = ["-y", "pleaxy-mcp"]

[mcp_servers.pleaxy.env]
PLEAXY_API_BASE_URL = "https://api.pleaxy.ai"
PLEAXY_API_KEY = "<keyId>.<secret>"
PLEAXY_WORKSPACE_ID = "<Integrations tab → Workspace ID>"

Jetzt kann Ihr Agent Rechnungen auflisten, einen Rechnungsabgleich ausführen und eine Abweichung erklären. Entscheiden kann er mit einem API-Schlüssel nicht: approve_invoice und reject_invoice werden mit HUMAN_APPROVAL_REQUIRED abgewiesen, und der Agent sagt Ihnen, wer in Pleaxy freigeben muss. Das ist Absicht: Es entscheidet die Person, die der Freigabeschritt nennt, in Pleaxy, Slack oder Teams. Alle Tools finden Sie unter KI-Agenten (MCP) in der Dokumentation.

Demnächst: ein gehosteter Pleaxy MCP-Server, den Sie mit Ihrer Pleaxy-Anmeldung verbinden, ohne API-Schlüssel und ohne Installation.

Gut zu wissen

• Nur die genannte Person entscheidet. Jeder Freigabeschritt ist einer Person zugewiesen, und nur sie kann ihn freigeben oder ablehnen, egal wo sie klickt. Ein API-Schlüssel kann nie freigeben oder ablehnen.
• Eine Historie. Eine Entscheidung in Slack oder Teams landet in der Freigabehistorie des Dokuments neben denen aus Pleaxy, mit der Person, die sie getroffen hat.
• Kleine Rechnungen können sich selbst freigeben. Im Tarif Autonomous schalten Sie die Autonomie ein, und Pleaxy gibt alles unter Ihrer Obergrenze frei, was keinen Director braucht, sodass Freigebende nur sehen, was sie wirklich braucht.
• Kanäle für das ganze Team. Workspace-weite Benachrichtigungen können auch in den Slack- oder Teams-Kanal gehen, den Ihr Team ohnehin verfolgt, jede mit einem Button Open in Pleaxy.

Fazit

In diesem Beitrag habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Rechnungen freigeben, ohne Slack oder Teams zu verlassen: Anfragen kommen als Nachrichten an, der Pleaxy Assistant beantwortet die Fragen, für die Sie sonst drei Tabs öffnen, und jede Entscheidung bleibt bei der Person, deren Schritt es ist. Ihre Freigebenden entscheiden schneller, und Ihre Lieferanten werden pünktlich bezahlt.

Bitten Sie zum Start einen Administrator, Slack oder Teams im Tab Integrationen zu verbinden, und verknüpfen Sie dann Ihr Konto auf Ihrer Profilseite. Mehr dazu auf den Seiten Freigaben & Autonomie und Beschaffungsagent, oder nehmen Sie Kontakt auf, wenn Sie Unterstützung möchten.