Approva le fatture da Slack o Teams con Pleaxy Assistant

Panoramica della soluzione

Gli approvatori passano raramente la giornata nello strumento acquisti. Sono su Slack o Microsoft Teams, e una richiesta di approvazione che aspetta in una casella che non aprono diventa un pagamento in ritardo, un fornitore che sollecita tramite la contabilità clienti e un Finance Manager che chiede perché.

In questo articolo ti mostro come portare le approvazioni di Pleaxy dove i tuoi approvatori lavorano già. Le richieste arrivano come messaggi Slack o schede Teams. Pleaxy Assistant risponde alle domande su una fattura prima che tu decida. E tu la approvi o la rifiuti nella stessa conversazione. Alla fine ti mostro come dare a Claude, o a qualsiasi altro agente compatibile con MCP, la stessa vista sulle tue fatture tramite il server MCP di Pleaxy.

1. 1

   Pleaxy

   Una fattura viene verificata rispetto al suo ordine d’acquisto e al contratto, e la sua catena di approvazione arriva al tuo passaggio.

2. 2

   Slack o Teams

   La richiesta di approvazione ti arriva come messaggio diretto o come scheda, con la fattura, il fornitore, l’importo e il tuo passaggio.

3. 3

   Pleaxy Assistant

   Chiedi perché la fattura è stata trattenuta, o quanto resta sul suo OdA, e l’Assistant risponde con i dati del tuo workspace.

4. 4

   Tu

   La approvi o la rifiuti lì. Pleaxy registra la decisione a tuo nome e la fattura passa al passaggio successivo.

Prerequisiti

• Un amministratore collega la regione. Nel profilo acquirente o fornitore, scheda Integrazioni, Slack e Microsoft Teams, sceglie Collega Slack o Collega Microsoft Teams. Una regione si collega una volta sola, e i suoi profili acquirente e fornitore usano quel collegamento. Per Teams, l’amministratore Teams della tua organizzazione aggiunge prima l’app Pleaxy dal catalogo app.
• Ogni approvatore collega il proprio account. Nella pagina Profilo, sotto Slack e Teams, sceglie Collega il mio account Slack (o Collega il mio account Microsoft). Così Pleaxy sa quale utente Slack o Teams è, e le sue richieste arrivano a lui e a nessun altro. Se lavori in più regioni, colleghi l’account in ciascuna.
• Messaggi dell’Assistant nel tuo piano. Ogni piano include una quota mensile di messaggi di Pleaxy Assistant. Nella pagina dei prezzi trovi i limiti e come acquistarne altri. Confermare o annullare un’azione proposta dall’Assistant non conta come messaggio.

Passo 1: approvare dalla richiesta

Quando una fattura o un ordine d’acquisto arriva al tuo passaggio, Pleaxy ti invia la richiesta. Su Slack è un messaggio diretto dell’app Pleaxy; su Teams, una scheda nella tua chat con Pleaxy. I messaggi su Slack e Teams sono in inglese.

• Approve approva il tuo passaggio. Su Slack ti chiede prima di confermare ancora una volta importo e fornitore. La fattura passa alla persona successiva della catena o, se il tuo era l’ultimo passaggio, è pronta per il pagamento.
• Reject su una fattura ti chiede prima un motivo e una nota, perché il fornitore li legge parola per parola. Rifiutare una fattura legata a un OdA riapre l’ordine d’acquisto per una fattura corretta.
• I pulsanti spariscono quando non servono più. Se qualcuno riassegna il passaggio, o hai già deciso in Pleaxy, il messaggio mostra invece lo stato del documento, per esempio Approved o Waiting on Finance.

Passo 2: chiedere prima di decidere

$18,840 è più di quanto Halden Data fattura di solito. Invece di aprire fattura, contratto e OdA in tre schede, scrivi all’app Pleaxy su Slack, o nella tua chat con Pleaxy su Teams, e chiedi. L’Assistant legge il tuo workspace come te, quindi vede esattamente ciò che puoi vedere in Pleaxy.

Altre domande frequenti: quali fatture aspettano me, quanto è stato fatturato su un OdA in questo trimestre, o quando verrà pagata una fattura approvata. Su Slack puoi anche digitare /pleaxy e un numero di fattura o di OdA per cercarlo in qualsiasi conversazione; su Teams, usa Find in Pleaxy da qualsiasi chat.

Passo 3: lasciare che l’Assistant prepari la decisione

Puoi anche dire all’Assistant cosa fare. Per approvare o rifiutare una fattura, registrare un pagamento o qualsiasi cosa cambi ciò che viene approvato, non agisce mai da solo: propone l’azione su una scheda, e non succede nulla finché non premi Conferma.

Premi Conferma e la fattura è rifiutata, come se l’avessi rifiutata in Pleaxy. Halden Data viene avvisata e PO-3120 si riapre per la fattura corretta. La stessa scheda funziona nella console di Pleaxy, su Slack e su Teams.

Il tuo agente: Claude, Codex e il server MCP di Pleaxy

Se il tuo team lavora già in Claude o Codex, o usa un proprio agente operativo, collegalo a Pleaxy con il server MCP di Pleaxy. Ogni chiamata a uno strumento è una richiesta alla stessa API che usa la console, quindi l’agente può fare esattamente ciò che la sua chiave API consente.

1. Un amministratore, con l’accesso effettuato, crea una chiave API con ambito limitato e copia il Workspace ID dalla scheda Integrazioni del profilo acquirente.
2. Aggiungi il server a Claude Desktop, Claude Code o Codex. È su npm come pleaxy-mcp, quindi npx lo scarica; serve Node.js 22.18 o successivo.

{
  "mcpServers": {
    "pleaxy": {
      "command": "npx",
      "args": ["-y", "pleaxy-mcp"],
      "env": {
        "PLEAXY_API_BASE_URL": "https://api.pleaxy.ai",
        "PLEAXY_API_KEY": "<keyId>.<secret>",
        "PLEAXY_WORKSPACE_ID": "<Integrations tab → Workspace ID>"
      }
    }
  }
}

[mcp_servers.pleaxy]
command = "npx"
args = ["-y", "pleaxy-mcp"]

[mcp_servers.pleaxy.env]
PLEAXY_API_BASE_URL = "https://api.pleaxy.ai"
PLEAXY_API_KEY = "<keyId>.<secret>"
PLEAXY_WORKSPACE_ID = "<Integrations tab → Workspace ID>"

Ora il tuo agente può elencare le fatture, eseguire una riconciliazione e spiegare una discrepanza. Quello che non può fare con una chiave API è decidere: approve_invoice e reject_invoice vengono rifiutati con HUMAN_APPROVAL_REQUIRED, e l’agente ti dice chi deve approvare in Pleaxy. È voluto: decide la persona indicata dal passaggio di approvazione, in Pleaxy, Slack o Teams. Consulta Agenti IA (MCP) nella documentazione per l’elenco completo degli strumenti.

Prossimamente: un server MCP di Pleaxy ospitato, a cui ti colleghi accedendo a Pleaxy, senza creare una chiave API né installare nulla.

Buono a sapersi

• Decide solo la persona indicata. Ogni passaggio di approvazione è assegnato a una persona, e solo lei può approvarlo o rifiutarlo, ovunque prema il pulsante. Una chiave API non può mai approvare né rifiutare.
• Un’unica cronologia. Una decisione presa su Slack o Teams finisce nella cronologia di approvazione del documento accanto a quelle prese in Pleaxy, con chi l’ha presa.
• Le fatture piccole possono approvarsi da sole. Con il piano Autonomous, attiva l’autonomia e Pleaxy approva tutto ciò che è sotto il tuo tetto e non richiede un Director, così gli approvatori vedono solo ciò che ha davvero bisogno di loro.
• Canali per tutto il team. Le notifiche di tutto il workspace possono andare anche nel canale Slack o Teams che il tuo team segue già, ognuna con un pulsante Open in Pleaxy.

Conclusione

In questo articolo ti ho mostrato come approvare le fatture senza uscire da Slack o Teams: le richieste arrivano come messaggi, Pleaxy Assistant risponde alle domande per cui prima aprivi tre schede, e ogni decisione resta della persona a cui spetta il passaggio. I tuoi approvatori decidono prima e i tuoi fornitori vengono pagati in tempo.

Per iniziare, chiedi a un amministratore di collegare Slack o Teams nella scheda Integrazioni, poi collega il tuo account dalla pagina Profilo. Scopri di più nelle pagine Approvazioni e autonomia e Agente per gli acquisti, oppure contattaci se vuoi una mano.