Les nouvelles fonctionnalités : vérification des factures, procure-to-pay et plateforme Pleaxy.
RécentVérifier les montants
OpenAI, Anthropic et d'autres fournisseurs d'IA, vérifiés face au bon de commande
Connectez OpenAI, Anthropic, Mistral, OpenRouter, Databricks, CoreWeave ou Snowflake avec une clé en lecture seule, et leur usage est lu chaque jour à côté de vos clouds. Chaque ligne de facture IA est désormais rapprochée de sa ligne de commande, du contrat et de l'usage déclaré par le fournisseur. Des règles d'attribution affectent les dépenses IA aux centres de coûts, pour que les budgets les comptent au fil de l'eau. Une commande approuvée peut fixer une limite de dépense optionnelle chez le fournisseur, et les outils à la licence comme Cursor et GitHub Copilot sont comparés aux utilisateurs actifs.
Les dépenses IA par modèle, face au bon de commande
Les comptes AWS, Google Cloud, Azure et OCI connectés affichent désormais leurs dépenses IA (Amazon Bedrock, Vertex AI, Azure OpenAI et OCI Generative AI) par émetteur de facture, éditeur du modèle et modèle, cumul du mois et prévision, à côté de ce qu’il reste sur le bon de commande sur lequel elles seront imputées. Demandez à l’Assistant si la prévision Bedrock du mois tient dans le bon de commande ; get_ai_spend et check_ai_spend du serveur MCP répondent de la même façon.
Workflows montre désormais votre processus, de la demande au paiement. Un administrateur choisit les étapes que votre entreprise utilise (demandes d’achat, réceptions, bons de commande sur les factures, paiement dans Pleaxy ou dans votre ERP), et les factures sans bon de commande sont comparées aux plus récentes du fournisseur. Essayez n’importe quel document dans le simulateur pour voir qui le valide.
Synchronisation comptable avec QuickBooks Online et Xero
Connectez votre logiciel comptable depuis l'onglet Intégrations de votre profil acheteur. Les factures validées y arrivent comme factures fournisseurs avec leur PDF, et celles que vous y payez reviennent dans Pleaxy comme payées.
Vos systèmes peuvent désormais créer des demandes d’achat et les mener de l’approbation à la commande : les créer, les soumettre, les approuver, les rejeter, les annuler et les convertir, avec les mêmes règles d’approbation et de budget que dans Pleaxy. L’approbation exige toujours une personne connectée : une clé d’API ne peut pas approuver une demande.
Chaque bon de commande a désormais sa propre adresse e-mail, affichée sur la commande et sur son PDF. Les fournisseurs qui n’utilisent pas Pleaxy peuvent y envoyer leur réponse : une confirmation ou un avis d’expédition cXML du fournisseur est enregistré aussitôt, et un e-mail ordinaire comme « confirmé, livraison le 30 » est lu par l’Assistant Pleaxy et devient un brouillon que vous enregistrez en un clic.
Désormais, chaque personne de votre espace de travail peut demander ce dont elle a besoin : quoi, pourquoi, pour combien environ, pour quand et pour quel centre de coûts, avec un devis joint si elle en a un, ou laisser l’Assistant Pleaxy rédiger la demande au fil d’une conversation. Elle passe par l’approbation et le contrôle budgétaire, puis les achats la transforment en bon de commande qui garde le lien et, s’il reste dans ce qui a été approuvé, n’a pas besoin d’être approuvé à nouveau.
Contrôle budgétaire et approbations par centre de coûts
Les budgets de vos centres de coûts comptent désormais au moment d’acheter. Chaque commande est comparée à ce qui reste (le budget, moins les commandes approuvées pas encore facturées et les factures approuvées) à sa soumission, à chaque modification et à son approbation finale, sous forme d’avertissement ou de blocage, selon votre choix. Les étapes d’approbation peuvent aussi être orientées par centre de coûts ou compte général.
Factures retenues quand elles ne respectent pas les prix du contrat
Une facture au-delà des paliers de volume du contrat, sans sa remise ou son avoir fixe, ou qui surfacture une régularisation d’engagement minimum est désormais retenue au rapprochement, avant que quiconque puisse l’approuver ou la payer, au lieu d’apparaître plus tard dans l’audit de facturation. Le fournisseur voit la facture en attente et est prévenu quand elle est retenue et quand elle avance, sans vos constats, et ses systèmes reçoivent l’événement invoice.updated.
Chaque ligne de bon de commande indique désormais s’il s’agit d’un bien ou d’un service, d’après l’article du catalogue ou la ligne elle-même, et vous pouvez le modifier. Les biens sont expédiés et réceptionnés par une réception de marchandises. Les services, formations et cours compris, sont confirmés par une fiche de saisie de services : les fournisseurs ne peuvent donc pas envoyer d’avis d’expédition pour eux.
Voyez votre catalogue comme chaque acheteur le voit
Les fournisseurs peuvent prévisualiser leur catalogue sur la page même où achètent les acheteurs, avec les mêmes cartes, la même recherche, les mêmes filtres et le même panier. Choisissez Voir en tant que pour le voir comme l’un de vos acheteurs, dans sa devise et aux prix que lui accordent ses contrats, et le formulaire d’article affiche chaque article sur la carte de l’acheteur pendant que vous le modifiez.
Modifications d’une commande par le fournisseur, et réception d’une expédition
Quand un fournisseur confirme une commande avec une quantité, un prix ou un article différents sur certaines lignes, vous voyez les anciennes et les nouvelles valeurs côte à côte et les appliquez à la commande en une seule étape, ou les refusez en indiquant au fournisseur pourquoi. Un article du catalogue du fournisseur devient la ligne de catalogue correspondante. Et quand une expédition arrive, Confirmer la réception de cette expédition ouvre la réception de marchandises avec ses quantités déjà renseignées, et l’expédition indique ensuite qu’elle a été réceptionnée.
Les fournisseurs confirment un bon de commande tel quel, avec une partie livrée plus tard, ou ligne par ligne, et envoient des avis d’expédition avec le transporteur, le lien de suivi et la date de livraison prévue. L’acheteur voit les deux sur la commande, et les personnes qui l’ont passée et qui la reçoivent sont prévenues. Le propre système d’un fournisseur peut envoyer la même chose via l’API ou en cXML.
Événements de paiement et d’exécution des commandes pour les systèmes acheteurs
Votre ERP est désormais informé de chaque changement dans le paiement d’une facture, qu’il ait été enregistré, retiré, réglé par un avoir, ou payé ou échoué via Pleaxy, et lit l’avis de règlement pour les détails. Il est aussi informé quand un fournisseur confirme une commande, propose des modifications ou envoie une expédition. Via le flux de synchronisation ou les webhooks.
Gardez le propre système d’un fournisseur ou d’un acheteur à jour avec Pleaxy : un flux de ce qui a changé, les bons de commande en cXML ou UBL, où en est chaque facture avec les codes de statut standard, les factures en UBL, et chaque paiement avec son avis de règlement pour le lettrage.
Recevez chaque changement sur votre endpoint HTTPS dès qu’il se produit, signé pour que votre système puisse vérifier qu’il vient de Pleaxy, et renvoyé pendant deux jours au maximum. Configurez-les à côté de vos clés d’API, choisissez les événements qui vous intéressent, chacun décrit en termes simples, envoyez un test et consultez chaque livraison.
Paiements enregistrés depuis votre ERP ou votre banque
Enregistrez les paiements par virement, chèque, ACH et carte effectués en dehors de Pleaxy directement depuis votre ERP ou votre flux bancaire, avec une clé d’API qui ne peut faire que cela. Chaque fournisseur reçoit son avis de paiement et son avis de règlement, et votre espace de travail est prévenu de chaque lot.
Choisissez un rapprochement à deux ou à trois voies pour chaque bon de commande. Sur une commande à trois voies, la personne qui a commandé confirme ce qui est arrivé, et une facture supérieure à ce qui a été reçu attend, puis passe d’elle-même en validation dès que le reste est confirmé. Fixez une tolérance pour les petits écarts, enregistrez les retours au fournisseur et recevez un rappel quand une ligne datée arrive à échéance sans rien de reçu.
Les fournisseurs confirment les heures ou les jalons livrés avec une fiche de saisie de services, feuille de temps signée jointe, et la personne qui a commandé la prestation la valide, ou votre circuit de validation le fait. Avec les offres Autonomous et Enterprise, Pleaxy peut valider les petites fiches pour vous. Une réception validée donne aux deux parties un procès-verbal de réception en PDF, et le fournisseur voit ce qu’il peut facturer.
Les agents connectés au serveur MCP de Pleaxy peuvent lister les réceptions d’une commande, confirmer des marchandises reçues, enregistrer un retour et, côté fournisseur, envoyer une fiche de saisie de services. get_purchase_order indique désormais le mode de rapprochement d’une commande et ce qui a été reçu. Valider ou refuser une fiche demande une personne connectée, pas une clé d’API.
Créez un bon de commande à partir du devis, du bon de commande du fournisseur ou du SOW
Déposez les documents du fournisseur dans Nouveau bon de commande et Pleaxy les lit : il choisit le fournisseur, remplit les lignes, transforme les jalons d’un SOW en lignes avec leurs échéances, reprend son périmètre dans les notes et rattache le contrat qu’il cite. Chaque document reste sur la commande comme son devis ou son cahier des charges, pour vous et pour le fournisseur.
En plus de Slack et Teams, les administrateurs peuvent envoyer n’importe quelle notification de l’espace de travail à un groupe d’e-mail, comme la boîte de la comptabilité fournisseurs : jusqu’à cinq groupes de cinq adresses maximum, à configurer dans Entreprise et régions > Intégrations. Chaque adresse confirme une fois avant de recevoir quoi que ce soit, et chaque e-mail permet de la désabonner.
Plateforme
Voyez qui est arrivé, parti ou a changé de rôle
Les administrateurs disposent d’une vue Activité sur la page Utilisateurs : invitations, acceptations, changements de rôle, retraits, clés d’API révoquées et blocages, du plus récent au plus ancien, sur environ 13 mois.
Acheter et payer
Achetez dans le catalogue d’un fournisseur, avec photos et panier
Les fournisseurs peuvent ajouter une photo à chaque article du catalogue. Les acheteurs parcourent le catalogue d’un fournisseur dans Acheter, en cartes illustrées ou en tableau, le recherchent et le filtrent, ajoutent des articles à un panier et créent le bon de commande à partir de celui-ci. Pleaxy Assistant peut aussi chercher dans les catalogues de vos fournisseurs et placer vos choix sur le formulaire de commande pour que vous les vérifiiez.
Revues d’activité mensuelles, trimestrielles et semestrielles
Créez une MBR, une QBR ou une revue semestrielle depuis Rapports, ou demandez-la à Pleaxy Assistant. Chacune s’ouvre sur une page d’indicateurs par période fiscale, évalués par rapport à des objectifs annuels que Pleaxy propose à partir de vos 12 derniers mois, avec le budget face au réel par centre de coûts (un objectif de facturation pour les fournisseurs) et le commentaire de l’Assistant. Les administrateurs de l’entreprise peuvent passer en revue toutes les régions à la fois, dans une seule devise de reporting.
Planifiez vos revues : Pleaxy crée chacune le jour ouvré de votre choix après la clôture de la période et prévient les personnes que vous désignez dans Slack, Teams ou par e-mail. Partagez une revue avec quelqu’un sans compte Pleaxy grâce à un lien en lecture seule qui expire au bout de 7, 30 ou 90 jours, et désactivez-le à tout moment.
Depuis Rapports, demandez à Pleaxy de contrôler chaque facture de l’année écoulée par rapport à son bon de commande, son contrat et la consommation. L’audit montre ce qui vous a été surfacturé, à récupérer et à examiner, par contrôle et par fournisseur, du plus gros au plus petit, et liste les clauses financières des contrats concernés pour que vous les confirmiez.
Contrôles de contrat pour les remises, paliers et engagements
Pleaxy lit désormais davantage de conditions financières d’un contrat et y confronte chaque facture : remises en pourcentage, avec leurs exclusions et les services auxquels elles se limitent ; tarifs par paliers de volume ou de dépenses ; remises et avoirs fixes ; et engagements minimums, en repérant une pénalité de manque à gagner supérieure au manque réel. Relire les clauses met à jour un contrat plus ancien.
Authentification unique avec votre fournisseur d’identité
Avec l’offre Enterprise, laissez votre équipe se connecter à Pleaxy avec Okta, Microsoft Entra ID ou tout fournisseur SAML 2.0 ou OpenID Connect. Vérifiez votre domaine de messagerie, testez la connexion et, quand vous êtes prêt, imposez l’authentification unique à tous ceux qui utilisent ce domaine, avec des administrateurs d’accès d’urgence qui peuvent toujours utiliser un mot de passe.
Achetez sur Amazon Business et d’autres boutiques en ligne
Faites vos achats sur le site de la boutique, comme Amazon Business, et ramenez le panier dans Pleaxy sous forme de bon de commande brouillon. Il suit vos validations habituelles, Pleaxy envoie la commande validée à la boutique et, avec les confirmations de commande activées, le bon de commande indique ce que la boutique en a fait. Les boutiques en ligne sont incluses à partir de l’offre Managed.
Une facture que vous saisissez pour un fournisseur à partir d’un PDF, d’un scan ou d’une copie papier est bloquée jusqu’à ce que le fournisseur la confirme dans Pleaxy, ou qu’un collègue qui ne l’a pas saisie confirme les coordonnées bancaires par téléphone. Quand une facture envoyée depuis le propre compte d’un fournisseur apporte de nouvelles coordonnées bancaires, ses administrateurs reçoivent un e-mail et peuvent la signaler et bloquer le compte d’où elle vient en une seule étape.
Les administrateurs de l’entreprise disposent d’une page Entreprise et régions qui dessine chaque région sous forme d’arbre, avec ses profils acheteur et fournisseur, et peuvent y renommer l’entreprise. Une personne qui s’inscrit avec votre domaine de messagerie voit les entreprises déjà sur Pleaxy avec leurs régions, pour demander une invitation au lieu de créer un doublon.
Les fournisseurs peuvent émettre un avoir pour des marchandises retournées, une correction de prix ou un remboursement, et une note de débit pour facturer davantage sur une facture déjà envoyée. Les avoirs acceptés viennent en déduction de ce que vous devez dans Pleaxy ou partent vers votre comptabilité avec l’export des paiements, à vous de choisir, et les marchandises retournées rendent leur montant au bon de commande. Les notes de débit passent par le rapprochement et la validation comme toute facture. Les deux se trouvent sous Factures, liés à la facture qu’ils modifient.
Importez la facture ou l’avoir que votre logiciel de facturation a déjà produit, et Pleaxy remplit le formulaire Nouvelle facture ou Nouvel avoir, acheteur compris, pour que vous le vérifiiez avant l’envoi. Le PDF reste joint au document.
Les avoirs émis par AWS et Azure arrivent désormais avec la facture du mois et sont enregistrés comme avoirs sur la facture qu’ils corrigent. Les remboursements et ajustements du fournisseur se trouvent ainsi à côté de la facture qu’ils modifient.
Avoirs et notes de débit dans l’API et le flux de factures
Factures, avoirs et notes de débit forment une seule ressource dans l’API, distinguée par documentType. Les flux de factures les envoient tels quels : avoirs et notes de débit UBL, credit et debit memos cXML, ou JSON avec documentType.
Quand un fournisseur émet un avoir sur une facture et en envoie une corrigée, la facture de remplacement est liée à celle qu’elle remplace, et les deux l’indiquent. Pleaxy vous demande confirmation avant de payer ou d’exporter un original qui n’est pas entièrement couvert par un avoir. Les refacturations d’AWS et d’Azure sont liées automatiquement.
Acomptes et avoirs du fournisseur déduits du montant dû
Une facture peut désormais indiquer ce qui a déjà été payé : un acompte ou une avance, une facture d’acompte payée plus tôt ou un avoir appliqué par le fournisseur. Comme les retenues, ils réduisent le montant à payer, jamais le total ni ses taxes, et un acompte n’est jamais déduit pour plus que ce qui a été payé.
Bons de commande en PDF, envoyés par e-mail au fournisseur
Téléchargez n’importe quel bon de commande en PDF avec votre logo, l’adresse de facturation, les lignes et la façon de le facturer. Quand une commande est émise, Pleaxy l’envoie par e-mail au fournisseur avec le PDF en pièce jointe, et la commande indique où elle a été envoyée.
Les conditions du contrat s’appliquent une fois acceptées par le fournisseur
Pour un fournisseur sur Pleaxy, chaque version d’un contrat ne s’applique désormais qu’après son acceptation par le fournisseur ; d’ici là, la version précédente reste en vigueur. Un fournisseur invité reçoit les conditions à son arrivée, Envoyer au fournisseur les soumet à celui qui n’a jamais été sollicité, et Pleaxy le relance tant que la réponse est en attente.
Trouvez des fournisseurs sur Pleaxy et invitez-les sans leur e-mail
Les fournisseurs peuvent activer Laissez les acheteurs vous trouver sur Pleaxy. Quand vous invitez un fournisseur, ceux qui sont référencés apparaissent par leur nom pendant la saisie, et l’invitation va directement au contact de leur compte, sans que vous ayez besoin de leur adresse e-mail.
En enregistrant un paiement, ou à tout moment ensuite, envoyez au fournisseur une preuve de paiement, comme le reçu de virement de la banque, et une courte note. Le fournisseur est prévenu, aussi dans Slack ou Teams, et la retrouve sur la facture. Exporter pour paiement fonctionne désormais aussi pour une seule facture.
Déposez un dossier, un ZIP ou jusqu'à 200 contrats PDF et Pleaxy les lit tous dans une seule liste à vérifier. Ouvrez chaque brouillon pour le valider ou l'écarter, relancez ceux qui ont échoué et repérez les doublons probables signalés. Chaque contrat peut aussi porter des conditions de paiement par défaut, lues dans le PDF quand il les indique, reprises par les nouveaux bons de commande et factures qui en relèvent.
Importez vos exports SAP Business Network, Coupa et Oracle tels quels
Importez les listes de fournisseurs et de bons de commande exportées de SAP Business Network, Coupa ou Oracle sans renommer une seule colonne : Pleaxy reconnaît le système et vous montre les colonnes utilisées. Reprenez aussi le montant déjà facturé sur chaque commande, pour que son solde restant soit juste dès le premier jour, et les dates sont lues comme votre fichier les écrit, jour ou mois en premier.
Importez votre équipe, vos circuits de validation et vos centres de coûts
Les administrateurs reprennent leurs collaborateurs, leurs circuits de validation et leurs centres de coûts depuis un fichier CSV ou Excel. Chaque personne est invitée sur Pleaxy avec son rôle, et rien n'est créé avant votre confirmation.
Les adresses de facturation ont désormais des champs séparés qui suivent le format de chaque pays : État et code ZIP aux États-Unis, code postal en Allemagne, ni l'un ni l'autre là où les adresses ne les utilisent pas. Choisissez une suggestion pendant la saisie ou remplissez chaque champ vous-même.
Plateforme
pleaxy.ai en espagnol, portugais, allemand, français et italien
Tout le site, documentation et pages juridiques comprises, est désormais disponible en Español, Português (Brasil), Deutsch, français et Italiano, en plus de l’anglais. Choisissez la langue en bas de n’importe quelle page.
Plateforme
Nombres et dates dans votre format
Les montants, nombres et dates de l’application suivent désormais la langue de votre navigateur, ou le format choisi sous Language & region dans votre profil : États-Unis, Royaume-Uni, Espagne, Mexique, Argentine, Brésil, Allemagne, France ou Italie. Les textes de l’application restent en anglais pour l’instant.
Plateforme
Pleaxy dans Microsoft Teams
Validez ou refusez bons de commande et factures depuis une carte dans Teams, écrivez au Pleaxy Assistant dans une conversation privée, et retrouvez une facture ou un bon de commande depuis n’importe quelle conversation avec Find in Pleaxy.
Envoyez les notifications de tout l’espace de travail dans le canal Slack ou Teams que votre équipe suit déjà, chacune avec un bouton Open in Pleaxy. Dans Slack, tapez /pleaxy pour retrouver une facture ou un bon de commande sans quitter la conversation.
Développeurs
Testez un flux de factures avant sa mise en service
Les fournisseurs peuvent soumettre une facture à tous les contrôles sans l’envoyer, et les deux parties voient chaque tentative du flux et si l’intégration est prête.
Importez en masse fournisseurs, bons de commande et catalogues
Vous quittez SAP Business Network, Coupa, Tungsten, Transcepta, Taulia ou un autre portail achats ? Exportez vos fournisseurs et vos bons de commande en cours au format CSV ou Excel et importez-les dans Pleaxy en une seule fois ; vos fournisseurs peuvent importer leurs catalogues de la même façon. Pleaxy vous montre ce que devient chaque ligne et ne crée rien avant votre confirmation.
Devis, contrats et historique des versions sur les bons de commande
Joignez le devis du fournisseur à un bon de commande pour que Pleaxy en lise les lignes, et indiquez le contrat dont relève la commande. Chaque modification des lignes d’une commande est conservée sous forme de version : vous voyez quand des fonds ont été ajoutés, et par qui.
Les fournisseurs prennent acte des conditions contractuelles
Chaque version d’un contrat est envoyée au fournisseur pour qu’il en prenne acte, ou la conteste avec un motif que vous pouvez lire. Le contrôle des contrats indique quand un montant enfreint des conditions dont le fournisseur n’a pas pris acte.
Joignez un contrat ou une facture et l’Assistant en fait reporter le contenu dans le formulaire. Joignez une liste CSV ou Excel de fournisseurs ou de bons de commande et il prépare l’import, qui n’a lieu qu’après votre vérification et votre confirmation.
Écrivez au Pleaxy Assistant en message privé dans Slack pour retrouver des factures, consulter le solde des bons de commande et savoir pourquoi un montant a été bloqué, sans ouvrir Pleaxy.
Les fournisseurs voient les contrôles de leurs contrats
Les fournisseurs peuvent désormais consulter les contrôles de conformité des contrats qu’ils ont avec vous et filtrer leurs contrats par infraction, pour corriger un montant facturé hors des termes avant la prochaine facture.
Déployez un seul modèle sur vos comptes AWS et chaque compte s’enregistre de lui-même. Pleaxy les vérifie en arrière-plan et vous signale ceux qui nécessitent votre attention.
Enregistrez ce qui est retenu sur ce que vous devez, comme l’ISR et l’IVA retenido au Mexique, les retenciones en Argentine ou la ReteFuente en Colombie. La facture affiche le total, chaque retenue et le montant à payer, et le paiement indique ce qui a été retenu.
Contrôle des contrats, avec import de contrats par IA
Téléversez un contrat en PDF et Pleaxy en prépare les tarifs pour que vous les vérifiiez. Chaque facture est ensuite contrôlée par rapport au contrat, avec historique des versions et suivi des dépenses par rapport au plafond du contrat.
Activez la validation en deux étapes dans les paramètres de sécurité de votre compte et connectez-vous avec un code d’une application d’authentification en plus de votre mot de passe.
Ajoutez une clé d’accès et connectez-vous avec votre visage, votre empreinte digitale ou le code PIN de votre appareil au lieu de saisir votre mot de passe. Une clé d’accès ne fonctionne que sur le site de Pleaxy : un site d’imitation ne peut pas l’utiliser.
Émettez des bons de commande dans d’autres devises, définissez la devise de facturation et de paiement de chaque fournisseur, et consultez les taux de change lors des validations.
